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Un poste de secrétaire

Vie de la paroisse,

15 mai 2024

Vous avez le goût de travailler avec une belle équipe, pour une paroisse dynamique et en croissance? Un poste de secrétaire est à pourvoir à la paroisse Saint-Thomas-d’Aquin.

SECRÉTAIRE

Titre du poste: Secrétaire
Type d’emploi: Temps partiel (en présentiel)
Nombre d’heures: 20,5 heures par semaine
Rémunération: À discuter en fonction de l’expérience et des qualifications
Date de début: Dès que possible

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la direction générale, la secrétaire est chargée d’accueillir et de diriger les visiteurs, selon les normes et règlements, de répondre et d’acheminer les appels téléphoniques et de fournir des renseignements généraux. Elle effectue aussi différentes tâches administratives.

Plus spécifiquement:

  • Être bien au courant des évènements de la vie paroissiale afin d’assurer, sur place et/ou par téléphone, l’accueil des personnes désirant connaître les services de la paroisse et s’en prévaloir, fournir les renseignements aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;
  • Selon les besoins exprimés, diriger les requêtes vers la personne ou le service le plus approprié;
  • Prendre les demandes de rendez-vous et faciliter la mise en relation avec le curé;
  • Recevoir les appels téléphoniques, prendre des messages avec exactitude et le cas échéant, répartir les appels;
  • Rédiger et corriger des lettres et autres documents;
  • Gérer la réception des courriels de la paroisse et y répondre avec promptitude;
  • Gérer le courrier: assurer la réception, la distribution du courrier et les envois postaux.
  • Gérer différents dossiers (offrandes de messe, sacrements, funérailles, etc.);
  • Utiliser divers équipements de bureau dans l’accomplissement de son travail (ordinateur et photocopieur) et veiller à l’entretien des appareils;
  • Effectuer la préparation, la mise en page et la correction de documents et de rapports, notamment pour la fabrique;
  • Commander le matériel et gérer les inventaires (fournitures de bureau, luminaire et matériel liturgique);
  • Gérer les comptes maîtres (création et attribution de numéro de téléphone, codes de porte, répondeur, calendriers, boîtes email, accès au Drive, etc.);
  • Être disponible pour assumer d’autres tâches connexes.

COMPÉTENCES REQUISES:

  • Détenir une formation en bureautique, secrétariat, administration ou toute autre formation pertinente équivalente;
  • Posséder 2 ans d’expérience en secrétariat ou toute autre expérience pertinente. L’expérience en paroisse est un atout;
  • Maitriser la suite Office (Word et Excel);
  • La connaissance des différents logiciels du Diocèse de Québec (Donateur, Certificat, Messe, etc.) est considérée comme un atout.

PROFIL RECHERCHÉ:

  • Grande discrétion et respect de la confidentialité des informations;
  • Capacité en travailler en équipe et avec des bénévoles;
  • Rigueur, méthode et débrouillardise;
  • Empathie, écoute et diplomatie;
  • Bon sens des priorités et être capable de travailler sur plusieurs dossiers à la fois.

EXIGENCES SPÉCIFIQUES

En présence du lundi au vendredi de 13h à 17h, plus une réunion d’équipe les jeudis de 12h à 12h30.

 

Veuillez adresser votre candidature à l’attention de Rachel Royer à l’adresse courriel suivante : rh@saintthomasdaquin.qc.ca

L’utilisation du masculin est utilisée uniquement afin d’alléger la présentation.

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Contact

Paroisse Saint-Thomas-d’Aquin
2125, rue Louis-Jolliet, Québec (Québec)  G1V 2B7
Du mardi au vendredi de 14h à 17h
Téléphone : 418 681-0655

 

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