Un poste de secrétaire de paroisse

SECRÉTAIRE DE PAROISSE

Titre du poste: Secrétaire de paroisse
Type d’emploi: Temps partiel, présentiel
Nombre d’heures:  30h / semaine 
Rémunération: À discuter en fonction de l’expérience et des qualifications
Date de début: 1er septembre 2026

DESCRIPTION DU POSTE

Nous recherchons un.e secrétaire de paroisse. La personne est chargée d’accueillir et diriger les visiteurs, d’appliquer les normes et règlements, de répondre et d’acheminer les appels téléphoniques et de fournir des renseignements généraux. Elle effectue aussi différentes tâches administratives et coordonne les bénévoles qui sont en service ponctuel ou permanent au secrétariat.

• Assurer, sur place ou par téléphone, l’accueil des personnes désirant connaître les services de la Paroisse et s’en prévaloir.

  • Dans le respect des procédures en vigueur, fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;

  • Selon les besoins exprimés, diriger les requêtes vers la personne ou le service le plus approprié;

  • Prendre les demandes de rendez-vous et faciliter la mise en relation avec le curé et les prêtres.

• Recevoir les appels téléphoniques, prendre des messages avec exactitude et le cas échéant, répartir les appels;

• Rédiger et corriger des lettres, comptes rendus de rencontres et autres documents ;

• Gérer le courrier;

• Classer les dossiers de la Paroisse :

  • Tenir à jour les dossiers papiers et virtuels;

  • Tenir à jour les bases de données – bénévoles, donateurs et marguilliers;

  • Tenir à jour les calendriers Google;

  • Maintenir les divers registres, notamment celui des demandes de messe.

• Utiliser divers équipements de bureau dans l’accomplissement de son travail (photocopieur, timbreuse, ordinateur, imprimante etc.) et veiller à l’entretien des appareils;

• Recevoir les offrandes de messes, les entrées au logiciel de messes et faire le lien avec l’administration pour les paiements;

• Préparer les documents pour la sacristie (prières universelles, intentions de messe, prône, quêtes commandées);

• Coordonner les célébrations et réservations de salles (sacrements, funérailles, messes, réservations de salle, sacristain, monteur de salle, agenda, remise de clé, état des lieux, etc);

• Valider le calendrier des présences des célébrants et la liste des intentions communes;

• Assurer la liaison avec les prêtres et les maisons funéraires;

• Effectuer la préparation, la mise en page et la correction de documents et de rapports, notamment pour la fabrique;

• Commander le matériel et gérer les inventaires: Matériel pour les célébrations et les offices liturgiques; Fourniture de bureaux.

• Gérer les comptes maîtres (création et attribution de numéro de téléphone, boîtes vocales, codes de porte, répondeur, calendriers, boîtes email, accès au Drive, etc.)

• Veiller à la bonne tenue des dossiers paroissiaux , comprenant les registres, les archives et les statistiques de la paroisse;

• Assumer toutes autres tâches connexes.

COMPÉTENCES

• Détenir une formation en bureautique, secrétariat, administration ou toute autre formation pertinente équivalente;

• Posséder 2 ans en secrétariat ou toute autre expérience pertinente, de préférence dans un contexte paroissial (un atout);

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations;

• Faire preuve de rigueur et travailler méthodiquement;

• Avoir un bon sens des priorités et être capable de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;

• Posséder le sens du contact et de la relation – Capacité d’écoute, diplomatie, patience et empathie;

• Être à l’aise avec la technologie (Suite Google et Office, Adobe acrobat, Zeffy, Interac, etc.);

• Les compétences et habiletés informatiques seront considérées comme des atouts (Suite Google, suite Microsoft, Quickbook, logiciels diocésains, etc).

EXIGENCES SPÉCIFIQUES

• L’employé doit répartir la charge de travail de façon à être à la paroisse tous les jours de la semaine et disponible pour assister à la réunion d’employés le jeudi midi.

Veuillez adresser votre candidature à l’attention de Rachel Royer à l’adresse courriel suivante : coordination@saintthomasdaquin.qc.ca

L’utilisation du masculin est utilisée uniquement afin d’alléger la présentation.

Seuls les candidats retenus seront contactés.